Konsultan ISO Training Pelatihan ISO Integrasi ISO Download ISO Sertifikasi ISO 9001 14001 OHSAS 18001 20000 22000 26000 27001 28000 29001 31000 50001

Dokumen ISO

Salah satu tujuan penerapan standar Sistem Manajemen berdasarkan ISO adalah untuk memastikan kendali dan konsistensi bagi proses-proses pada organisasi Anda. Standar ISO secara umum meminta Anda untuk mengidentifikasi proses-proses kunci di dalam organisasi Anda, kemudian mengelola dan meningkatkan proses-proses itu.

Dokumentasi adalah salah satu cara untuk mengelola dan mengendalikan proses Anda. Melalui penulisan prosedur dan/atau instruksi kerja, Anda akan memastikan bahwa setiap orang melakukan proses-proses dengan cara yang sama.

Dokumentasi dalam penerapan sistem ISO biasanya terdiri dari empat tingkatan, yang akan dijelaskan berikut ini. 

Level 1 – Manual Sistem Manajemen
Manual Sistem Manajemen Anda secara ringkas menjelaskan bagaimana Anda memenuhi persyaratan standar ISO yang akan Anda implementasikan. Biasanya dokumen ini ditulis terakhir, setelah tingkatan dokumen yang lain.  Pengalaman empiris menunjukkan bahwa Anda akan sulit untuk menuliskan Manual Sistem Manajemen sebelum Anda menerapkan sistem standar tersebut, dan akan harus ditulis ulang ketika Anda menyempurnakan sistem manajemen Anda. Jadi, jika Anda menulis manual sistem manajemen pada akhir proyek Anda, maka dokumen manual  akan berupa ringkasan sederhana dari apa yang telah Anda terapkan atas setiap klausul/persyaratan. Manual sistem manajemen Anda harus menyertakan referensi silang atau prosedur-prosedur anda lainnya.

Level 2 – Prosedur
Prosedur menjelaskan bagaimana cara melakukan tugas secara umum, menguraikan langkah-langkah kunci dalam penyelesaian suatu proses. Misalnya, prosedur pembelian dapat menggambarkan siapa yang bertanggung jawab untuk pembelian, siapa yang menyetujui, dan apa catatan yang harus disimpan. Prosedur dapat digambarkan sebagai menunjukkan “apa” yang Anda lakukan, namun tidak harus bagaimana cara Anda melakukannya. Prosedur harus menunjuk kepada instruksi kerja terkait.

Level 3 – Instruksi Kerja
Instruksi kerja menguraikan secara rinci langkah demi langkah deskripsi tugas, tidak hanya garis besar saja. Dokumen ini menjelaskan bagaimana Anda melakukan suatu tugas. Suatu  instruksi kerja pesanan pembelian akan menguraikan bagaimana untuk mengisi pesanan pembelian. Instruksi kerja harus menunjukkan catatan terkait.

Level 4 – Rekaman/Arsip
Rekaman adalah dokumen untuk menunjukkan bahwa Anda melaksanakan dengan benar sistem manajemen Anda. Misalnya, ketika proses pembelian selesai maka lembar/formulir Pesanan pembelian Anda akan menjadi rekaman/arsip. Rekaman adalah sejarah apa yang telah terjadi dan dengan demikian tidak harus berubah.

Model empat tingkatan di atas dapat diimplementasikan untuk setiap pengembangan sistem management standard internasional ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 20000, ISO 27001, ISO 28000, ISO 29001, ISO 31000, ISO 50001 dan lainnya.