Konsultan ISO Training Pelatihan ISO Integrasi ISO Download ISO Sertifikasi ISO 9001 14001 OHSAS 18001 20000 22000 26000 27001 28000 29001 31000 50001

Faktor Kunci Untuk Suksesnya Implementasi ISO Dalam UKM

Ada banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan standar sistem manajemen oleh UKM.

1. Tetaplah pada sistem manajemen yang ada
Setiap organisasi yang tetap dalam bisnis dan mampu untuk menyediakan produk dan layanan kepada pelanggan mengoperasikan sistem manajemen, namun ramping atau informal. Sistem ini, dalam bentuk apapun, harus diambil sebagai dasar dan titik awal untuk menerapkan MSS seperti ISO 9001. Menerapkan ISO 9001 tidak berarti Anda “membangun” sebuah sistem (baru) manajemen mutu, tetapi Anda mengevaluasi praktek saat Anda terhadap manajemen ISO 9001 persyaratan, dan beradaptasi dan menambahkan jika diperlukan. Oleh karena itu, setiap sistem manajemen yang unik dan organisasi tidak harus membeli buku dari internet atau menerapkan prosedur standar yang disediakan oleh konsultan. Risikonya adalah bahwa alat ini mungkin tidak cocok, akan menambah birokrasi, tidak akan terlihat oleh karyawan sebagai menambahkan nilai – dan hanya mungkin diaktifkan saat audit sertifikasi tahunan sudah dekat!

Kesulitannya adalah untuk menghubungkan persyaratan abstrak ke kehidupan nyata proses dan praktik manajemen. Setelah sebuah organisasi telah mampu melakukan hal ini, sejauh mana persyaratan sudah terpenuhi – dan apa yang masih harus dilakukan dengan mengadaptasi dan bukan oleh pembangunan kembali – menjadi jelas. Praktek manajemen Informal kadang perlu diformalkan (misalnya, beberapa catatan harus dipertahankan untuk menunjukkan bahwa sesuatu telah dilakukan), tetapi dalam banyak kasus ini memberikan kontribusi kepada efektivitas dan efisiensi operasi, dan dengan demikian menambah nilai bagi organisasi.
figure 1
2. Sebuah sistem manajemen tidak identik dengan prosedur terdokumentasi
Sebuah sistem manajemen adalah alat untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Setiap tindakan yang diambil harus konsisten dengan tujuan dasar dari sistem: apakah itu membantu dalam melakukan pekerjaan yang lebih baik, untuk menjadi lebih sukses, dan dalam mencapai rencana bisnis? Ada banyak tindakan yang dapat berkontribusi terhadap tujuan ini, misalnya meningkatkan kompetensi personil, mengadopsi “sangat mudah” perangkat teknis, dengan menggunakan piktogram, bentuk berguna untuk memeriksa dan mengisi (yang kemudian menjadi catatan juga), dll Namun, kita harus ragu sebelum menetapkan prosedur terdokumentasi yang luas, terutama dalam situasi UKM, karena dalam banyak kasus hal ini tidak sejalan dengan budaya organisasi dan praktek sehari-hari.
3. Carilah kesamaan antara standar sistem manajemen yang berbeda
Meskipun worded berbeda, semua standar sistem manajemen didasarkan pada konsep dasar yang sama:
Proses manajemen dan kontrol: memastikan bahwa proses memberikan hasil yang diharapkan dan persyaratan yang berlaku dipatuhi
Plan-Do-Check-Act pendekatan pengendalian manajemen dan proses: menetapkan tujuan, menetapkan proses yang diperlukan, memantau kemajuan dan kepatuhan, mengambil tindakan jika diperlukan, dan mempertimbangkan peningkatan peluang
Manajemen risiko: mengidentifikasi risiko yang memberikan ancaman dan peluang, dan menerapkan kontrol untuk meminimalkan efek negatif pada kinerja dan memaksimalkan potensi manfaat.
Manajemen mutu membawa risiko bahwa pelanggan tidak puas dan bahwa kualitas-terkait (legal dan pelanggan) persyaratan tidak terpenuhi. Risiko dalam pengelolaan lingkungan hidup adalah bahwa kinerja lingkungan tidak memenuhi persyaratan hukum, pemangku kepentingan harapan dan / atau tujuan organisasi itu sendiri kebijakan.
Tentukan unsur Standar sistem manajemen yang sangat mirip berdasarkan konsep-konsep yang harus menjadi bagian dari sistem manajemen keseluruhan organisasi. Mengingat persyaratan standar dengan konsep-konsep dasar dalam pikiran akan membantu UKM dalam menafsirkan dan menerapkannya secara terpadu.

4. Keep it simple
Kurang lebih baik dan kecil indah dalam banyak situasi di mana sistem manajemen yang diterapkan – terutama untuk UKM. Dengan menjaga tiga faktor kunci pertama dalam pikiran, UKM harus dapat menyesuaikan sistem agar sesuai dengan ukuran dan kompleksitas organisasi. Hal ini dimungkinkan untuk memenuhi persyaratan dari ISO 9001 dan ISO 14001 tanpa dokumentasi yang ekstensif.
Flowchart dan bentuk yang dalam banyak kasus lebih efektif daripada prosedur terdokumentasi, dan catatan sering memberikan nilai tambah dibandingkan deskripsi proses. Menentukan apa yang harus dilakukan adalah lebih baik untuk menggambarkan bagaimana melakukannya, dan dapat dilakukan lebih singkat. Adalah penting bahwa desain kontrol sejalan dengan budaya organisasi dan tingkat kompetensi personil.
Bukan hanya untuk organisasi besar
Manajemen sistem tidak hanya alat untuk organisasi besar. Mengingat kecenderungan kegiatan outsourcing dan semakin pentingnya kerjasama dalam rantai nilai, sistem manjemen efektif yang dilaksanakan oleh UKM adalah kunci penting dalam memfasilitasi perdagangan dan mempromosikan pembangunan berkelanjutan.
ISO dapat diimplementasikan secara terpadu oleh UKM, dan dapat menambah nilai bagi bisnis mereka selama beberapa faktor kunci keberhasilan diperhitungkan. ISO telah menerbitkan pedoman yang bermanfaat dan UKM akan mengembangkan standar masa depan dengan cara yang memfasilitasi implementasi dan integrasi standar ganda.
(Sumber: ISO Magazine, konsultaniso/ims/sistemmanajemenintegrasi)